Beberapa fitur GMail yang perlu kamu tahu

Surat elektronik atau email tentu bukan barang asing lagi bagi pengguna perangkat komputasi. Salah satunya adalah milik perusahaan multinasional Google yang akrab disebut GMail. Menurut sejarahnya, layanan surat elektronik milik Google ini pertama kali diluncurkan pada 1 April 2004 dalam bentuk Beta, kemudian tersedia untuk publik pada 7 Februari 2007.  Akhirnya, GMail tak lagi menyandang status Beta pada 7 Juli 2017.

Statusnya hingga saat ini masih gratis. Jadi, siapa saja bisa membuat akun baru tanpa khawatir dipungut biaya. Awalnya, GMail hanya menyediakan kapasitas penyimpanan awal sebesar 1 GB saja untuk satu pengguna. Kini, kapasitas penyimpanannya sudah mencapai 15 GB untuk pengguna baru.

Kapasitas maksimum surat elektronik yang bisa diterima pengguna hanya sebatas 25 MB saja. Jika berkas yang dikirimkan lebih besar dari 25 MB, Google memiliki layanan lain yang bernama Google Drive yang bisa dijadikan penyimpanan sementara untuk diakses oleh penerima.

Tampilan GMail yang simpel membuatnya cukup digemari pengguna layanan surat elektronik. Selain memudahkan pencarian email dengan menyediakan ‘Search Bar’, GMail juga menawarkan pengelolaan email agar tidak memenuhi tampilannnya. Berikut beberapa fitur dan tips untuk mengelola akun GMail Anda :

Ubah Theme pada Inbox

Agar tidak terlihat biasa saja dan membosankan, Anda bisa memberikan sentuhan warna atau gambar pada halaman GMail. Menu Theme bisa Anda temukan pada icon di sisi kanan atas tampilan GMail. Kumpulan gambar-gambar menarik sudah disediakan Google dan bisa Anda pasang sebagai Theme. Jika kumpulan Theme yang ditawarkan Google kurang menarik, Anda juga bisa memasang foto pribadi.

Kategorikan Inbox

Melihat tumpukan email dari e-commerce yang rutin mengirimkan promosi setiap hari terkadang menyulitkan kita ketika sedang mencari email penting. Menariknya, GMail menawarkan cara untuk membuat tampilan Inbox lebih rapi, yaitu dengan cara mengelompokkannya ke dalam kategori. Untuk mengelompokkan email dari pengirim tertentu, Anda bisa memaksimalkan fitur yang teradapat pada icon lalu pilih menu Setting. Pada menu Setting, lanjutkan dengan memilih tab Inbox. Teratas ada pilihan Inbox Type, dengan pilihan Default, Important First, Unread First, Starred First, dan Priority First.

Di sini, Anda bisa mengatur urutan inbox yang ingin Anda lihat terlebih dahulu. Contohnya, jika Anda memilih tipe Priority First, Anda dapat memposisikan kategori email tertentu sesuai dengan selera Anda. Caranya dengan klik menu Options berwarna biru pada kolom Inbox sections, lalu pilih kategori email sesuai urutan yang Anda inginkan.

Cari email lebih spesifik

Search Bar sudah terpampang pada muka laman utama GMail. Ini disiapkan ketika Anda ingin mencari email dari pengirim tertentu. Biasanya, email sudah tenggelam tertimpa oleh email-email baru. GMail memiliki sistem pencarian yang hebat karena memiliki pilihan tingkat pencarian lebih detail. Anda bisa mencari pengirim email, subjek, hingga kata-kata yang terdapat pada email tersebut. Fitur ini sangat memudahkan Anda ketika harus mencari hal-hal detil seperti angka hingga kata yang dicari.

Caranya cukup mudah. Perhatikan tanda panah ke bawah pada Search Bar, lalu Klik sekali untuk memunculkan menu baru yang berisi kolom-kolom. Di sini, Anda hanya perlu memasukkan perihal yang ingin dicari, mulai dari pengirim, penerima, subjek, kata yang dimiliki, kata yang tidak dimiliki, lampiran, ukuran email hingga rentang waktu tertentu.

Minimalisir salah kirim

Pernah enggak terburu-buru ketika menulis email ke akun baru yang belum terdaftar dan mengharuskan menuliskan alamat emailnya untuk pertama kali? Terlebih lagi isinya agak sensitif dan rahasia. Sedihnya, alamat email yang dimasukkan salah karena kurang satu huruf atau angka. Kami pernah dan itu sangat memalukan. Untungnya Anda bisa meminalisir kesalahan yang pernah kami lakukan dulu, berkat fitur yang bernama Undo pada GMail.

Fitur ini bisa Anda temui pada menu General, Undo Send berada pada urutan kelima dari atas. Aktifkan fitur ini dengan cara mencentang Enable Undo Send, lalu kemudian atur jangka waktunya. Fitur ini memang tidak bisa memberikan rentang waktu yang lama, hanya sebatas 30 detik saja pilihan waktu terlamanya. Tapi setidaknya fitur ini memberikan kesempatan untuk merevisi email yang baru terkirim.

Kirim undangan via Google Calendar

Mengadakan acara pertemuan dengan teman semasa kuliah memang mengasyikkan, terlebih lagi bisa dihadiri oleh hampir seluruh kerabat yang diundang. Masalahnya adalah Anda harus mengundang jauh-jauh hari jika ingin memesan sebuah tempat yang terbilang kece dan cukup ramai pengunjungnya. Tujuannya satu, yaitu untuk mengetahui berapa kursi yang harus Anda persiapkan.

Google memiliki solusi mudah untuk itu. Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menentukan tanggal dan jam pada Google Calendar, beri nama acara dan klik Edit Event. Isi semua informasi pada kolom yang tersedia lalu masukkan semua akun yang ingin Anda undang di kolom Guest, lalu Save. Dengan begini, semua akun yang diundang akan mendapatkan email berisi konfirmasi kehadiran, jika penerima memilih Yes, secara otomatis acara tersebut akan tersimpan pada Google Calendar penerima dan Anda akan mendapatkan konfirmasi dari rekan tersebut.

Mengirim file berukuran besar

Menyisipkan lampiran pada surat elektronik seperti undangan atau artikel untuk dikirim ke editor sudah menjadi hal lazim. Namun, bagaimana jika seorang fotografer yang harus mengirimkan hasil jepretan fotonya selama liputan untuk segera diproses.

Meskipun GMail membatasi ukuran berkas yang dapat disisipkan dalam sebuah email hanya sebesar 25 MB saja, Anda juga bisa mengirimkan berkas berukuran lebih dari 25 MB. Berkas yang Anda kirim akan diunggah terlebih dahulu ke Google Drive untuk kemudian memberikan link kepada penerima untuk mengunduhnya. Yang perlu diperhatikan adalah opsi yang Anda berikan pada berkas tersebut, jika boleh diubah, maka berikan opsi edit and comment pada berkas tersebut.